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L’amministrazione non può negare il diritto d’accesso semplicemente contestando il merito della fondatezza dell’interesse sostanziale cui quel diritto è  strumentalmente collegato, come invece ha fatto nella specie l’amministrazione comunale.

L'art. 25 della legge n. 241/1990, secondo il quale "la richiesta di accesso ai documenti deve essere motivata", è norma di carattere generale, che va letta in coordinazione non solo con l'art. 22, in base al quale l'accesso "è riconosciuto a chiunque vi abbia interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti", ma soprattutto con il capo III della stessa legge, il quale si occupa, in particolare, della ammissione dei soggetti, sui quali un provvedimento amministrativo è destinato ad incidere, alla visione degli atti che sono stati a fondamento del relativo procedimento.

Orbene, mentre la più generale tutela di cui agli artt. 22 e segg. - riguardando la trasparenza dell'attività amministrativa in quanto tale, indipendentemente dalla circostanza che quest'ultima sia destinata, poi, a confluire in un provvedimento finale (che potrebbe anche non essere adottato, come si argomenta, del resto, dall'art. 2, 2° comma, del D.P.R. n. 352/1992, che garantisce l'esercizio del diritto de quo anche nel corso di un procedimento) - esige che il richiedente l'accesso dimostri specificamente la titolarità ( non di un diritto soggettivo od interesse legittimo ma ) di un interesse giuridicamente rilevante ( anzi, come recita l’articolo 22 della legge, un interesse correlato ad una “ situazione “ giuridicamente tutelata ), correlato agli atti di cui si chieda l'esibizione, il soggetto la cui posizione giuridica, come nella specie, è incisa da un provvedimento amministrativo, null'altro deve dimostrare, per legittimare l'actio ad exhibendum nei confronti degli atti e documenti formati nel relativo procedimento, se non la sua veste di destinatario del provvedimento stesso o comunque di soggetto comunque da esso inciso anche in via indiretta ed eventuale, posto che, in questo caso, l'interesse "giuridicamente rilevante" risulta già normativamente qualificato dagli artt. 9 e 10 della legge n. 241/1990 ( Cons. St., sez. VI, 13 aprile 2006 , n. 2068 ).

Se da un lato il diritto d’accesso vale a tutelare interessi individuali di ampiezza tale da incontrare solo il limite della giuridicità, esso, al contempo, è collegato a una riforma di fondo dell'amministrazione, ispirata ai principi, di democrazia partecipativa, della pubblicità e trasparenza dell'azione amministrativa, la quale costituisce “ principio generale “ ( art. 22, comma 2 ) e che si inserisce a livello comunitario nel più generale diritto all'informazione dei cittadini rispetto all'organizzazione e alla attività amministrativa, quale strumento di prevenzione e contrasto sociale ad abusi e soverchierie degli apparati pubblici latamente intesi.
In questo quadro complesso e moderno di pubblica amministrazione, la nozione di interesse giuridicamente rilevante si configura, nell’insegnamento di questo Consiglio ( cfr. Ad. Plen., ., 20 aprile 2006 , n. 7 ), come il complesso di situazioni soggettive che, più che fornire utilità finali (caratteristica da riconoscere, oramai, non solo ai diritti soggettivi ed agli interessi legittimi, ma anche agli interessi diffusi: art. 22 legge n. 241/ 1990 ), risultano caratterizzate per il fatto di offrire al titolare dell'interesse poteri di natura procedimentale volti in senso strumentale alla tutela di altri interessi giuridicamente rilevanti, che vengano a collidere con l’esercizio di pubbliche funzioni e che, ripetesi, travalicano la dimensione della tutela processuale di diritti soggettivi o interessi legittimi, la cui azionabilità diretta prescinde dal preventivo esercizio del diritto d’accesso ( cfr. art. 1, comma 1, ultimo periodo legge n. 1034/1971 come novellato dalla legge n. 205/2000 ), così come l’esercizio del secondo prescinde dalla prima.
 Il carattere essenzialmente strumentale di tali posizioni si riflette inevitabilmente sulla relativa azione, con la quale la tutela della posizione soggettiva è assicurata. In altre parole, la natura strumentale della posizione soggettiva riconosciuta e tutelata dall'ordinamento caratterizza marcatamente la strumentalità dell'azione correlata e concentra l'attenzione del legislatore, e quindi dell'interprete, sul regime giuridico concretamente riferibile all'azione, al fine di assicurare, al tempo stesso, la tutela dell'interesse ma anche la certezza dei rapporti amministrativi e delle posizioni giuridiche di terzi controinteressati. Di qui, come detto, discende ( oltre la già rilevata natura provvedimentale degli atti con cui la P. A. contesta o contrasta il diritto d’accesso ) la natura astratta o acausale del diritto d’accesso, il quale può essere fatto valere senza che l’amministrazione possa sindacare la fondatezza della pretesa o del’interesse sostanziale cui quel diritto è correlato e strumentalmente collegato.

Riportiamo qui di seguito la decisione numero 63 del 13 gennaio 2010 emessa dal Consiglio di Stato