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24/11/2017 03:03
Home Articoli PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Comuni e PA: Documento informatico

Comuni e PA: Documento informatico

I comuni e tutte le PA italiane avranno ancora circa un mese di tempo per uniformare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti in adempimento al D.P.C.M. del 13 novembre 2014, l’ultimo di una serie di passaggi implementati nel quadro dell’Agenda Digitale – e che si fonda, come norma di principio, sul Codice dell’amministrazione digitale di recente oggetto di revisione con la Riforma della PA - che mira alla completa digitalizzazione di atti e documenti amministrativi pubblici entro il 12 agosto 2016 (ossia 18 mesi dalla pubblicazione in Gazzetta del decreto sopracitato, come previsto all’art.18 del D.P.C.M. stesso)

 

Il quadro normativo di riferimento – Regole tecniche

D.P.C.M 22 febbraio 2013: regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle Firme Elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli artt. 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71, del CAD (d.lgs.82/2005) D.P.C.M. 3 dicembre 2013: regole tecniche per il Protocollo Informatico ai sensi degli artt. 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del CAD; D.P.C.M. 3 dicembre 2013: regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli art. 20, comma 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44.bis e 71, comma 1, del CAD; D.P.C.M 13 novembre 2014: regole tecniche in materia di formazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle PA, ai sensi degli artt. 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41 e 71, comma 1, del CAD.

Le implementazioni

I comuni, per rispettare i ‘paletti’ imposti dal decreto, dovranno quindi implementare alcune procedure:

abolizione dei registri cartacei e introduzione di sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali;

gestione della documentazione in base a dei numeri di protocollo. Il documento informatico in tal modo sarà automaticamente collegato al relativo fascicolo e procedimento e indicizzato in modo da rendere più facile e affidabile il reperimento delle informazioni e dei file all’occorrenza. comunicazione. L’uniformazione dei criteri di classificazione e indicizzazione dei documenti renderà più semplice la comunicazione tra gli uffici della stessa amministrazione. Ogni ufficio comunale potrà accedere ai documenti o fascicoli e intervenire su questi a seconda dell’abilitazione (consultazione, inserimento, modifica).

Tali cambiamenti riguardano non solo i documenti, ma anche il personale delle PA: ogni ente dovrà infatti organizzare delle aree per la gestione documentale coordinate da una figura di riferimento. In seguito, sarà necessaria una revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico per una descrizione dei processi più completa.

Le caratteristiche del documento informatico


In quest'ottica si inserisce il cd. documento informatico, con le sue due imprescindibili caratteristiche:

integrità, ossia essere completo e inalterato;

immodificabilità, ossia deve essere garantita l'inalterabilità del documento.

Per garantire tali caratteristiche il documento deve essere dotato di:

numero di protocollo, ovvero un codice di registrazione di 7 cifre;

segnatura di protocollo, ovvero l’associazione in forma permanente delle informazioni di protocollo sul documento originale;

classificazione per associare i documenti ai fascicoli e ai relativi procedimenti.

 

 

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